پیام های ایمیل شما به دلایل مختلف ممکن است کمتر از مؤثر باشد. به عنوان مثال ، پیام شما ممکن است در دریای پیام های رقیب گم شود و پیام های طولانی ممکن است به طور کامل یا با دقت خوانده نشود. همچنین ، ارتباطات کتبی فاقد اطلاعات ذاتی در بیان صورت و لحن صدا است. در نتیجه ، برای خواننده شما آسان است که از یک پیام ایمیلی که نادرست است ، استنباط کند ، اغلب منجر به سوء تفاهم و درگیری می شود.

در زیر شش نکته برای کمک به اطمینان از مؤثر بودن پیام های ایمیل شما در انتقال منظور شما وجود دارد.

با فکر از خط موضوع استفاده کنید

استفاده از خط موضوع یک پیام ایمیل معمول است تا موضوع پیام را یادداشت کنید. بنابراین ممکن است یک خط موضوعی از عباراتی مانند “مهلت پروژه” ، “خلاصه پیگیری” یا “اعلام سیاست جدید” تشکیل شود. اگر گیرنده تعداد محدودی از پیام ها را دریافت کند ، این نوع عبارات مؤثر است و با شما و زمینه پیام آشنا است. با این حال ، در مورد این که اینگونه نیست؟

در نظر بگیرید که برخی از افراد شلوغ ممکن است هر روز صدها پیام ایمیل دریافت کنند و ممکن است شما را به عنوان یک فرد تشخیص ندهند. برای چنین گیرندگان پیام ، مهم است که پیام شما از جمعیت متمایز شود. بنابراین ، نام گیرنده را در خط موضوع قرار دهید. مردم در اولویت قرار گرفته اند تا به نام خود توجه کنند ، و چنین تاکتیکی بیان می کند که این پیام به جای اینکه یک نامه الکترونیکی گسترده باشد ، به طور خاص برای گیرنده در نظر گرفته شده است. بلافاصله پس از نام شخص ، ممکن است موضوع پیام را قرار دهید. بنابراین ، به عنوان مثال: “سلام تونیا – خلاصه.” البته ، اگر گیرنده برتر باشد یا شخصی که با او آشنایی با شما ندارد ، از مرجع رسمی تر به نام آنها استفاده می کنید.

جبران عدم وجود زمینه غیر کلامی

ما تمایل داریم فرض کنیم که پیام های ایمیل ما با همان وضعیت روانی خوانده می شود که هنگام نوشتن آنها داشتیم. با این حال ، بسیاری از اوقات خواننده ممکن است لحن عاطفی یا برنامه روانی را استنباط کند که با آنچه فرستنده در نظر گرفته است مطابقت ندارد. صندوق ورودی خود را باز کنید و سعی کنید ایمیل کاری شخصی را با صدای بلند با صدای عصبانی بخوانید ، سپس همان پیام را با لحنی سبک و دلپذیر بخوانید. در هر حالت ، “معنی” استنباط شده پیام ممکن است کاملاً متفاوت باشد. چگونه می توانید به اطمینان حاصل کنید که پیام های شما با لحن عاطفی استنباط شده ای که در نظر گرفته اید خوانده شود؟

ارزش ایموجی ها این است که آنها لحن عاطفی را به شکل تصویری منتقل می کنند ، که متن نمی تواند. اگر با شخصی که پیام می دهید آشنا هستید ، وقتی می خواهید اطمینان حاصل کنید که لحن عاطفی پیام شما به طور دقیق تفسیر شده است ، از جمله ایموجی ها را در نظر بگیرید. استفاده از ایموجی ها در پیام های ایمیل کار بحث برانگیز است اما گزینه ای برای مواردی است که استفاده از آنها قابل قبول باشد.

در محتوا به عقب کار کنید

ما اغلب با شروع با اطلاعات زمینه یا پس زمینه ، پیام های ایمیل را ساختار می دهیم و به تدریج به نتیجه گیری ، دستورالعمل ها یا درخواست می پردازیم. این ترتیب منطقی است. با این حال ، اگر پیام بسیار طولانی باشد ، ما این خطر را که به طور کامل خوانده نشود ، یا مهمترین قطعه به حداقل می رسد توسط محتوای قبلی که به عنوان یک حواس پرتی به حداقل می رسد ، می پردازیم. با نتیجه گیری ، دستورالعمل ها یا درخواست ، پیشروی خود را در نظر بگیرید و با توضیحی در مورد زمینه یا پیشینه دنبال کنید. البته ، حتی در این صورت هرگز به پایان نمی رسد که با همان بخش مختصر پایان یابد ، و حتماً با پیام خط پایین واضح و مستقیم باشید.

با احتیاط از طنز استفاده کنید

اکثر مردم احتمالاً در طول روز کاری از برخی از اعتبار قدردانی می کنند ، و برخی از ما بیشتر از سایرین مستعد هستیم که در پیام های ایمیل طنز را شامل می شوند. مشکل بالقوه در بالا ذکر شد. از آنجا که متن فاقد نشانه هایی است که نشان دهنده لحن عاطفی است ، می توان تلاش برای طنز را نادرست تفسیر کرد. به عنوان مثال ، بسیاری از موارد طنز شامل طعنه یا طعنه است. در این موارد ، متن نباید از نظر چهره گرفته شود. به عنوان مثال ، نویسنده ممکن است از کلماتی استفاده کند که در واقع بر خلاف نحوه احساس آنها در تلاش برای انتقال احساسات واقعی خود به طرز طعنه آمیز است.

مشکل تزریق طنز در پیام های ایمیل هنگامی اتفاق می افتد که خواننده کلمات را به ارزش چهره می برد. در این موارد ، پیام ممکن است منفی یا مضر باشد. استفاده از ایموجی ها ممکن است به انتقال بخش های خاصی از پیام با طنزآمیز کمک کند ، اما هنوز هم این احتمال وجود دارد که همه ظرافت های درگیر در طنز موفق توسط خواننده از دست رفته باشند. بر این اساس ، با احتیاط از طنز استفاده کنید ، و قبل از ارسال چنین پیامی ، آن را با دقت بخوانید تا چگونه می توان آن را تفسیر کرد.

به صراحت به مسائل بپردازید

هنگامی که همه چیز گفته شد و انجام شد ، یکی از راه حل های احتمالی ذاتی در تفسیر پیام های ایمیل ، صریح پرداختن به آن نگرانی ها است. به عنوان مثال ، اگر شما در طول پیام خود به طنز آمیز بپاشید ، ممکن است با توجه به اینکه بخش اعظم آنچه نوشته شده است به شوخی و نه جدی گرفتن آن پایان دهید. به همین ترتیب ، اگر پیام شما چندین مشکل را که نیاز به توجه دارند ، توصیف می کند ، ممکن است با توجه به اینکه به خود شخص انتقاد نمی کنید نتیجه بگیرید و امیدوار هستید که آنها از این طریق آن را نخوانده اند. اگر به سادگی مطمئن نیستید که چه لحن احساسی را در پیام خود خوانده اید ، ممکن است در نظر بگیرید که پیام های ایمیل به دلیل عدم وجود اطلاعات غیر کلامی می تواند به طور دقیق تفسیر شود و امیدوارید که پیام شما به عنوان بازتاب تعبیر شود (هر لحنی که شما باشد در نظر گرفته شده)

گزینه های دیگری برای پیام های ایمیل در نظر بگیرید

راحتی اصلی ایمیل این است که ما می توانیم بر خلاف یک تماس تلفنی ، پیام ها را ارسال و بخوانیم ، که توجه گیرنده را در آن زمان خاص درخواست می کند. البته مزیت گفتار به جای متن این است که شما لحن را شامل می شوید ، که می بینیم برای ارتباط دقیق می تواند بسیار مهم باشد. چه می شود اگر نوعی ارتباطی وجود داشته باشد که شامل غنای گفتار و راحتی ایمیل باشد؟

خوشبختانه ، وب سایت ها و برنامه های بی شماری وجود دارد که به شما امکان می دهد یک پیام صوتی یا یک فیلم ایجاد کنید و یک پیوند اینترنتی برای ضبط ایجاد کنید. به این ترتیب می توانید پیوند را در یک ایمیل ارسال کنید و گیرنده می تواند آن را مشاهده کند یا به راحتی آنها را گوش کند.

در هنگام استفاده از پیام های ایمیل برای برقراری ارتباط مؤثر ، به طور بالقوه باید در نظر گرفته شود. فراتر از شش نکته شرح داده شده در اینجا ، صرفاً آگاهی از اینکه چگونه می توان پیام های شما را نادرست تفسیر کرد ، مسیری طولانی را برای کمک به جلوگیری از مشکلات انجام می دهد.