بسیاری از افراد از مدرسه راهنمایی در حال نوشتن ایمیل و متن هستند. مخاطبان شما به آنچه گفته بودید علاقه مند بودند. و مخاطبان شما کوچک بودند. امروز ، مخاطبان شما ناامید هستند که شما را حذف ، تعویق یا نادیده بگیرند.

شما در ابتدای دوره هوش مصنوعی این وبلاگ را می خوانید. ما نوشتیم که یکی از عناصر مهم این دوره این است که مخاطبان به آنچه می بینند و می شنوند اعتماد نخواهند کرد. صلاحیت ترکیبی Trust به طور فزاینده ای ارزش و نادر خواهد بود. (Stybel Peabody ، 2024).

در کتاب آنها مهارت های خرد ، Adaira Landry و Resa Lewiss اظهار داشتند که بیشتر متخصصان روزانه پنج ساعت ایمیل می خوانند. 65 ٪ پیام های ایمیل نادیده گرفته می شوند (2024). با افزایش استفاده از هوش مصنوعی ، این رقم فقط افزایش می یابد.

شروع ایمیل یا متن خود:

عنوان خود را با کلمه ای شروع کنید که توجه فوری را به خود جلب می کند: نام خواننده. به عنوان مثال:

“مریم ، خلاصه شما از 20 فوریه تیم^دومین جلسه. “

اولین جمله خود را با تمرکز بر وسواس مورد علاقه خوانندگان خود شروع کنید: خودشان. به عنوان مثال ، “مری ، امیدوارم آخر هفته خوبی داشته باشید” یا “مری ، امیدوارم که شما و خانواده تان با این هوای سرد کنار بیایید.”

Facebook و LinkedIn می توانند تولد اتصالات کلیدی تجاری را برای شما فراهم کنند. این اطلاعات را به تقویم آنلاین خود اضافه کنید. به عنوان مثال ، “آن ، متأسفم که دو هفته پیش برای شما تبریک تولد را از دست دادم.”

پاراگراف دوم شما

پاراگراف دوم باید به خواننده اجمالی اجرایی ارائه دهد. به عنوان مثال ، “پنجشنبه گذشته ، این تیم بر این موضوع تمرکز داشت که چگونه می توانیم کاغذ را برای غربالگری مصرف کاهش دهیم. در زیر برخی از ایده های کلیدی آورده شده است. “

مثال دیگر این است: “هنری ، من می خواهم شما را با جولیا آشنا کنم زیرا فکر می کنم این دو نفر می توانند در حل شکایات مشتری برای یکدیگر مفید باشند.”

بدن پیام شما

اکنون به بدنه اصلی ایمیل خود می رسید. هنگام تهیه متن ، فرض کنید خواننده شما در حال خواندن نیست. فرض کنید خواننده متن شما را روی صفحه رایانه می کند.

اسکیت به معنای تمرکز روی پاراگرافهای کوتاه است.

اشاره به ایده های کلیدی در یک لیست گلوله مفید است. توصیه می کنیم گلوله های کلیدی را به سه مورد محدود کنید. این برای اسکیت جذاب است و شما را مجبور می کند تا روی آنچه ضروری است تمرکز کنید. Criticalif اگر شما 15 گلوله را لیست می کنید ، خواننده ممکن است از مهمترین ایده ها گذشته باشد.

مراقب باشید

رایانه شما برای اشتباهات و غلط املایی ها تصحیح می کند. به یاد داشته باشید ، ممکن است صحیح باشد. قبل از فشار دادن “ارسال” ، ایمیل خود را به طور کامل بخوانید و اطمینان حاصل کنید که کلمات روی صفحه مناسب هستند.

پس از اتمام نوشتن متن مهم ، توصیه می کنیم 24 ساعت منتظر بمانید. نامه خود را قبل از فشار دادن “ارسال” مرور کنید.

لحن نامه خود را حرفه ای نگه دارید

ایمیل و متون احساسات را از محتوا خارج می کنند. لندری و لوئیس اظهار داشتند که زنان از شکلک ها ، ایموجی ها ، نگارشی و GIF بیشتر از مردان استفاده می کنند. آنها به زنان توصیه می کنند که از چنین درج جلوگیری کنند.

فرض کنید عصبانی هستید و می خواهید به فرد متخلف اطلاع دهید که عصبانی هستید. توصیه می کنیم عصبانیت خود را به صورت کتبی بیان کنید و سپس 24 ساعت صبر کنید.

سند را مرور کنید. اگر هنوز احساس عصبانیت می کنید ، یک بازدید حضوری 1: 1 یا یک تماس تلفنی ترتیب دهید. یک ایمیل عصبانی ارسال نکنید.

یک ایمیل یا متن یک وسیله نقلیه ارتباطی یک طرفه است. این وسیله نقلیه برای مکالمه نیست. و مکالمه همان چیزی است که شما نیاز دارید.

دلیل دیگر برای جلوگیری از ارسال ایمیل این است که پس از فشار دادن “ارسال” ، هیچ کنترلی بر توزیع آینده آن ندارید. ما در یک جامعه دادخواست گرا زندگی می کنیم. هنگام تهیه ایمیل در محل کار ، فرض کنید که وکلا مخالف ایمیل شما را احضار می کنند تا بخشی از یک رکورد آینده علیه شما یا کارفرمای شما شود.

استفاده از “پاسخ به همه” را محدود کنید

به عنوان یک حسن نیت ارائه دهنده اطلاعات خود در مورد همكاران بیش از اطلاعات ، سعی كنید فقط برای ارسال ایمیل های خود فقط به كسانی كه نیاز به دریافت آنها دارند ، متمرکز شوید. از سرپرست خود بپرسید که آیا او می خواهد در مورد “همه چیز” ، موضوعات خاص یا فقط در صورت لزوم کپی شود.

چگونه ایمیل خود را پایان دهیم:

شما می خواهید به دلیل قابل اعتماد بودن ، مودب ، کنجکاو و برای ایده های جدید ، شهرت ایجاد کنید. یکی از راه های پایان دادن به یک ایمیل نوشتن این است که “من از دیدگاه شما در مورد این موضوع استقبال می کنم” یا “من به پیشنهادات و واکنشهای شما باز هستم.”

ممکن است از کودکی در حال نوشتن ایمیل و متن باشید. شما اکنون در ابتدای دوره AI در یک محیط حرفه ای فعالیت می کنید. ممکن است مجبور شوید برخی از تکنیک های ایمیل موفق را که برای شما خوب کار کرده اند ، بیاموزید.