زمان تنها منبعی است که هرگز نمی توانید آن را به دست آورید. جامعه مدرن ما را وادار می کند که همیشه کارهای بیشتری انجام دهیم، همیشه بله بگوییم و همیشه در دسترس باشیم. نتیجه کار بسیار زیاد است اما زمان بسیار کمی برای همه چیز است. این منجر به اضطراب و ناامیدی می شود.

اما امیدی هست. تحقیقات در روانشناسی و مدیریت حقایق شگفت انگیزی را کشف کرده است که ممکن است به شما کمک کند تا زمان خود را پس بگیرید. این پست در مورد نحوه استفاده فوری از آنها است.

ترفند اول: اصل پارتو

قانون 80/20 که به عنوان اصل پارتو نیز شناخته می‌شود، می‌گوید 80 درصد از نتایج حاصل از 20 درصد تلاش است. این فقط یک قانون سرانگشتی است، اما اغلب (تقریباً) به طرز شگفت انگیزی صادق است. در عمل، به این معنی است که بیشتر فروش در یک فروشگاه از چند محصول است، بیشتر بازدیدها در یک کانال یوتیوب یا وبلاگ از چند پست است، بیشتر خرابی های رایانه از چند اشکال کد و غیره است.

همچنین به این معنی است که شما ممکن است بخش زیادی از وقت خود را تلف کنید.

به آنچه می خواهید از زمان خود به دست آورید فکر کنید. برای ساعات کاری شما، ممکن است درآمد، فرصت‌هایی برای پیشرفت شغلی یا تعداد مشتریانی باشد که به آنها خدمات داده شده است. ممکن است چیزی بسیار خاص باشد، مانند تعداد بازدید از پست‌ها و ویدیوها برای یک سازنده محتوا، یا چیزی مبهم‌تر، مانند رضایت شغلی. برای اوقات فراغت شما، ممکن است فرصت هایی برای یادگیری و رشد شخصی، شادی خانوادگی یا صرفاً لذت شخصی باشد.

فرض کنید فهرستی از تمام کارهایی که باید انجام دهید تهیه کرده اید. برای کار، این ممکن است فهرستی از وظایف، پروژه‌هایی که در آن درگیر هستید یا حساب‌های مشتری یا محصول باشد. برای اوقات فراغت، ممکن است فهرستی از فعالیت های برنامه ریزی شده، سرگرمی ها یا تجربیات مشترک باشد. هر چه که هستند، آیا انتظار دارید همه آنها دقیقاً نتایج یکسانی داشته باشند؟ همان درآمد، فروش، لذت، یا رضایت؟

البته نه. برخی از پروژه های شما نسبت به سایرین به فروش یا بازدید بیشتری منجر می شود. برخی از فعالیت های خصوصی شما نسبت به سایرین با ارزش تر خواهد بود. آنچه که اصل پارتو می گوید این است که تفاوت بزرگتر از آن چیزی است که فکر می کنید.

شما می توانید با تمرکز بر موثرترین کارها یا فعالیت ها، زمان خود را پس بگیرید. اگر می توانید، پروژه ها و حتی مشتریان در محل کار را رها کنید تا روی مولدترین آنها تمرکز کنید (این ممکن است نیاز به بحث با سرپرست شما داشته باشد). اگر وبلاگ یا حساب YouTube دارید، روی موضوعاتی تمرکز کنید که بیشترین بازدید را برای شما به ارمغان می آورد. برای گذراندن اوقات فراغت، فعالیت هایی که کمترین لذت را برای شما به ارمغان می آورد را کنار بگذارید.

متوجه خواهید شد که فقط بخش کوچکی از نتایج (درآمدها، بازدیدها، لذت بردن) را در ازای مقدار زیادی از زمان بازیافتی رها می کنید. به یاد داشته باشید: گاهی اوقات، برنده ها دست از کار می کشند.

ترفند دوم: چندوظیفگی را متوقف کنید

چک کردن ایمیل ها هنگام شرکت در یک جلسه آنلاین؟ هنگام به‌روزرسانی صفحه‌گسترده به پادکست گوش می‌دهید؟ در حین مرتب کردن میز خود با یک دوست تماس می گیرید؟ چندوظیفه ای معتقدند که بهره وری بیشتری دارند – اما در واقع اینطور نیست. تحقیقات در روانشناسی نشان می دهد که ما نمی توانیم بیش از یک کار شناختی را همزمان انجام دهیم. کاری که مغز ما در واقع انجام می دهد، اغلب بدون اینکه ما از آن آگاه باشیم، جابجایی بین وظایف است. به همین دلیل است که اصطلاحی که در تحقیق استفاده می شود، نیست چند وظیفه ای اما وظیفه سوئیچینگ.

برای هر کاری که نیاز به تفکر یا توجه دارد، ذهن ما یک مسیر واحد دارد. نامیده می شود گلوگاه ذهن. اگر سعی کنید چندین کار را همزمان انجام دهید، ذهن شما به عقب و جلو می رود. شما هرگز به تمرکز کامل نخواهید رسید، وقت خود را با تمرکز مجدد روی هر کار تلف می کنید و بدون توجه به اشتباهات بیشتری مرتکب می شوید (و بار شناختی خود را افزایش می دهید). انجام کارهای چندوظیفه ای بیشتر طول می کشد و در حین انجام این کار اشتباهات بیشتری مرتکب می شوند که آنها را مجبور می کند بعداً برای رفع مشکلات وقت بگذارند.

این ترفند واقعا ساده است: چندوظیفه ای را متوقف کنید. هر وقت وسوسه شدید چندین کار را همزمان انجام دهید، این کار را نکنید. در عوض، اولویت بندی کنید. ابتدا کارهای مهم را انجام دهید (قانون 80/20 را به خاطر دارید؟)، و توجه کامل خود را به آنها معطوف کنید.

اگر می توانید در نظر بگیرید مسدود کردن زمانیک روش مدیریت زمان که به موجب آن روز کاری خود را به بلوک های موضوعی زمانی تقسیم می کنید. به عنوان مثال، یک محقق یا تحلیلگر ممکن است به مدت نیم ساعت در ابتدا و انتهای روز به ایمیل‌ها پاسخ دهد، صبح روی تجزیه و تحلیل داده‌ها کار کند و بعد از ظهر روی نوشتن تمرکز کند. بحث های زیادی در مدیریت وجود دارد کار عمیق، که حتی شدیدتر است: تمام روزها را کنار بگذارید تا روی کارها و پروژه های خاص تمرکز کنید و حواس پرتی و وقفه ها را به حداقل برسانید.

ترفند سوم: هزینه های فرصت را به خاطر بسپارید

زندگی مدرن بر شما فشار می آورد تا وظایف بیشتری را انجام دهید. هیچ‌کس نمی‌خواهد مخالف باشد، و نه گفتن می‌تواند بی‌ادب باشد. با این حال، زمان شما محدود است. شما نمی توانید همه چیز را انجام دهید. وقتی زمان شما تمام شود، دیگر نمی توانید انجام دهید.

یعنی هر بله یک نه است. هر بار که با یک کار جدید موافقت می کنید، به فرصت های دیگر نه می گویید. یا زمانی را از پروژه ها، وظایف و فعالیت هایی که قبلاً به عهده گرفته اید اختصاص می دهید. در بدترین حالت، شما شروع به استفاده از زمان شخصی خود برای کنار آمدن با تمام وظایف کاری خود می کنید.

وقتی یک کار جدید را می پذیرید یا فعالیت جدیدی را انجام می دهید، هزینه فرصت از دست دادن مزایای احتمالی سایر جایگزین ها است زیرا دیگر نمی توانید آنها را دنبال کنید. مشکل این است که کار جدید در حال حاضر پیش روی شماست، در حالی که گزینه های جایگزین هنوز در هوا هستند. این موضوع هزینه فرصت را برای درک دشوار می کند، اما واقعی است. بنابراین شما می گویید بله، و زمان شما از بین می رود.

یکی از راه‌های جلوگیری از چنین تله‌ای، تأخیر در تصمیم‌گیری است: «مطمئن نیستم که پهنای باند را دارم. اجازه بدهید بررسی کنم و به شما برگردم.» درخواست‌ها را برای مدت کوتاهی جمع‌آوری کنید، و انتخاب کنید که در صورت وجود کدام‌یک را بپذیرید (دوباره، قانون 20/80 را به خاطر بسپارید!). البته اگر این درخواست از طرف رئیس شما باشد، انجام این کار دشوار است، اما هنگامی که این کار را شروع می کنید، ممکن است از اینکه متوجه شوید چند کار داوطلبانه انجام می دهید در حالی که نباید انجام دهید، شگفت زده خواهید شد.