این پست دومین پست از این سری است.

10 فرمان بازخورد

منبع: الی گوتلیب

دادن و دریافت بازخورد یک مهارت کلیدی بین فردی است که فراتر از محل کار کاربرد دارد. همچنین برای روابط سالم بین زوج ها، بین والدین و فرزندان، و بین دوستان و همسایگان ضروری است. من اخیراً تجربیات خود را از مربیگری مدیران اجرایی برای ارائه بازخورد بهتر به “ده فرمان بازخورد” استخراج کردم.

در این پست بر روی دستورات 3، 4 و 5 تمرکز خواهیم کرد.

فرمان 3: یک سوال بپرسید

وقتی کسی عملکرد ضعیفی دارد یا از خط خارج می شود، نمی توانید تصور کنید که عمدا این کار را انجام داده است. آنها حتی ممکن است از رفتار یا تأثیر آن آگاه نباشند. بنابراین، قبل از شروع هر نوع نقد، مهم است که به یک درک مشترک از آنچه اتفاق افتاده و چرا دست پیدا کنید. بهترین راه برای کشف هدف آنها این است که از آنها بپرسید. و بهترین راه برای آگاه کردن آنها از تأثیر عملشان این است که به آنها بگویید. پس با یک سوال شروع کنید:

«احساس کردید که آن ارائه چگونه پیش رفت؟ آیا فکر می کنید به نکات اصلی خود رسیده اید؟»

“به نظر می رسید ساندرا از سوال شما در جلسه امروز کمی ناراحت است. آیا شما هم متوجه این موضوع شدید؟ به نظر شما چرا ممکن است اینطور باشد؟»

آیا متوجه شدید که درک سعی می کند توجه شما را جلب کند، وقتی امروز صبح رسیدید؟ می‌دانی، درک، از IT.»

اجازه دهید گیرنده طرف داستان خود را به شما بگوید تا بتوانید بازخورد خود را به سوء تفاهم مربوطه، عدم حساسیت یا اقدام نادرست هدایت کنید.

فرمان 4: مشخص باشید

وقتی صحبت از بازخورد می شود: هرگز تعمیم ندهید. (ببینید من آنجا چه کار کردم؟) اتهاماتی که با عباراتی مانند “تو همیشه …” یا “تو هرگز …” شروع می شود، به سختی واجد شرایط بازخورد هستند. آنها بیشتر شبیه ترور شخصیت هستند. آنها به جای اینکه توجه گیرنده را به یک حادثه یا رفتار خاص معطوف کنند، به گیرنده نشان می دهند که شخصیت آنها ناقص است.

مفیدترین بازخورد نوعی است که گیرنده را قادر می‌سازد وضعیت گذشته را با دیدی جدید ببیند و در صورت بروز موقعیت‌های مشابه در آینده، متفاوت عمل کند. هر چه گیرنده احساس کند بیشتر مورد قبول و قدردانی از سوی اهدا کننده قرار می گیرد، آمادگی بیشتری برای کاهش قدرت دفاعی خود، پذیرش نصیحت و تلاش بیشتر دارد. بنابراین به آنها انگیزه و ابزار موفقیت بدهید: مشخص باشید.

این نه تنها در مورد انتقاد بلکه در مورد تحسین نیز صدق می کند. هیچ چیز به اندازه ستایش یا تمجید عمومی که بر چیزی بی ربط به نقش یا عملکرد شما تمرکز دارد، بی انگیزه کننده نیست. جملاتی مانند “شما شگفت انگیز هستید!” “کار عالی!”؛ و “آنها تو را دوست داشتند!” فقط به شما بگویم که بازخورد دهنده می خواهد که شما احساس خوبی داشته باشید. اگر آنها در موقعیت‌های بسیار متفاوت بازخورد مشابهی بدهند، در نهایت به این شک می‌شوید که واقعاً به آنها توجه نمی‌کنند. از آنجا راهی کوتاه است تا به این فکر کنید که آیا تمام تلاشی که برای ارائه بهترین خود انجام می دهید ارزش دارد یا خیر.

بنابراین، به جای “ارائه عالی!” سعی کنید «روشی که مسائل را در اسلاید اولیه خود قاب بندی کردید و تمام پیشنهادات خود را در پایان خلاصه کردید، واقعاً به نکات کلیدی شما کمک کرد. آیا متوجه شدید که بیل و اوما چند بار بعداً به موارد عمل شما اشاره می کنند؟ کار عالی!»

فرمان 5: مشاهدات، نه برداشت ها

یک نوع بازخورد غیر مفید، بازخوردی است که دست دوم یا مبتنی بر برداشت است. جملاتی مانند «بی دست و پا به نظر می رسیدی» یا «خسته کننده بودی» برداشت هایی بیش از حد مبهم هستند که نمی توانند مفید باشند. اظهاراتی که بر اساس برداشت دیگران است، حتی کمتر مفید است. وقتی به آنها می گویند: «شنیدم جلسه ضعیف برگزار شد» یا «مردم می گویند شما به پروژه علاقه ای ندارید»، اولین غریزه شما این است که متعجب شوید که منتقدان چه کسانی هستند و چه چیزی علیه شما دارند. شما آماده اید که حالت تدافعی داشته باشید و انتقادها را به جای اینکه به اشتباهات خودتان برسانید، به دشمنی یا حسادت نسبت دهید. مانند بازخورد غیراختصاصی که در فرمان چهارم مورد بحث قرار گرفت، بازخورد مبتنی بر برداشت‌ها می‌تواند تنبلی یا عدم علاقه را از سوی بازخورد دهنده نشان دهد.

بنابراین، قبل از ارائه بازخورد، به تهیه مثال‌های خاص و مشاهدات دست اول عادت کنید که می‌توانید از آنها برای نشان دادن رفتار مورد بحث خود استفاده کنید. و برای تشخیص حقایق از برداشتی که از آنها دارید، سعی کنید بازخورد خود را به گونه‌ای تنظیم کنید که بر تفاوت بین آنچه مشاهده کرده‌اید و تأثیر آن بر شما تأکید کند. به‌عنوان مثال، به‌جای تخطی از دستورات چهار و پنج با جملاتی مانند «شما هرگز آماده نمی‌آیید»، سعی کنید دقیق‌تر باشید، مانند: «وقتی هفت دقیقه از جلسه 30 دقیقه‌ای را صرف کردید، برای جستجوی خود تماس گرفتید. لپ‌تاپ برای گزارشی که از همه ما می‌خواستید از قبل بخوانیم، احساس کردم وقت ما را جدی نمی‌گیرید.»

منتظر قسمت 3 و دستورات 6، 7 و 8 باشید!