بسیاری از مدیرانی که من مربی آنها هستم از کمبودهای کارمندان خود شکایت دارند. اما وقتی نمونه‌های عینی را بررسی می‌کنیم، اغلب مشخص می‌شود که ناامیدی آنها به خودی خود تحمیل شده است. به طور خاص، می توان آن را در عدم ارائه بازخورد به موقع و موثر دنبال کرد.

بازخورد دادن یک مهارت بین فردی اساسی و کلیدی برای پاسخگو نگه داشتن همکاران و گزارش های مستقیم است. با این حال، بسیاری از روسای باهوش و باهوش عاطفی، ناخواسته کارکنان را با شیوه های بازخورد دادن خود بی انگیزه می کنند.

یک سازمان می تواند هر آنچه که دوست دارد در مورد مسئولیت پذیری، اهداف هوشمند و قابل ارائه صحبت کند. اما اگر افرادی که در آن کار می‌کنند، وقتی اهداف یا استانداردها برآورده نمی‌شوند، بازخورد مؤثری به یکدیگر ارائه نمی‌کنند یا از مسئولین در هنگام برآورده نشدن قدردانی نمی‌کنند، تمام این صحبت‌ها فقط هوای داغ است.

من اخیراً نشستم تا تجربیات خود را از مربیگری مدیران اجرایی برای ارائه بازخورد بهتر در مورد “ده فرمان بازخورد” تقطیر کنم. اما دادن و دریافت بازخورد یک مهارت کلیدی بین فردی است که فراتر از محل کار کاربرد دارد. ذکر چند مثال برای روابط سالم بین زوج ها، بین والدین و فرزندان، و بین دوستان و همسایگان ضروری است.

ده فرمان بازخورد

منبع: الی گوتلیب

بنابراین در اینجا، به صورت سریالی برای خوانندگان روانشناسی امروز، ده فرمان من برای ارائه بازخورد بهتر است. در قسمت اول، ما روی دستورات 1 و 2 تمرکز خواهیم کرد.

فرمان شماره 1: ستایش در ملاء عام. در خلوت انتقاد کن

بسیاری از ما این قانون را می دانیم اما به یاد نمی آوریم که از آن پیروی کنیم. فراخوانی شدن برای چیزی در ملاء عام شرم آور است. حتی زمانی که بازخورد سازنده و با نیت خوب باشد، برای گیرنده احساس شرمندگی می کند. برعکس، تجلیل شدن در ملاء عام برای انجام یک کار خوب باعث می شود احساس کنیم که دیده شده و مورد قدردانی قرار می گیریم. همچنین به بقیه سازمان اطلاع می دهد که کار سخت و عملکرد با کیفیت بالا ارزش دارد.

بسیاری از روسای در به یاد آوردن انتقاد در خلوت بهتر از یادآوری تمجید در جمع هستند. شاید آنها نگران برافروختن رقابت‌ها یا بازی کردن با علاقه‌مندان هستند. یا شاید آنها فکر می کنند که تمجید از مردم آنها را از خود راضی می کند. در هر صورت، آنها اشتباه می کنند. برنده‌هایی که به طور عمومی جشن گرفته می‌شوند به کارکنان کمک می‌کنند احساس کنند مورد توجه قرار می‌گیرند و به آنها انگیزه می‌دهد که به پیشرفت ادامه دهند.

دیالکتیک افلاطون و ارسطو اثر لوکا دلا روبیا-موزه اپرا دل دومو-فلورانس

منبع: Yair Haklai / CC 4.0

فرمان شماره 2: در مورد بوته کتک نزنید

بازخورد منفی، چه برای دهنده و چه برای گیرنده، سرگرم کننده نیست. اکثر مردم از اینکه به کسی بگویند که انتظارات را برآورده نکرده اند، احساس ناراحتی می کنند. حتی اگر ارزش بازخورد سازنده را بدانید، به ندرت از دریافت آن لذت می برید. مثل این است که از شما خواسته شود به یک آینه بزرگ‌نمایی نگاه کنید و روی لکه‌هایتان تمرکز کنید. ممکن است بدانید که این به نفع خودتان است، اما همچنان بیشتر شبیه مصرف داروی تلخ است تا تکمیل یک تمرین رضایت‌بخش.

با پیش بینی ناخوشایند، بازخورد دهندگان اغلب از صحبت های کوچک به عنوان نوعی چسب اجتماعی پیشگیرانه استفاده می کنند تا با گیرنده ارتباط برقرار کنند که همه چیز خوب است و خود رابطه در خطر نیست. این انگیزه های مقدمه کاملاً قابل درک است. اما تأثیر صحبت های کوچک در موقعیت هایی مانند این اغلب برعکس آنچه در نظر گرفته شده است است. به جای اینکه گیرنده را راحت کنید، می توانید آنها را بیشتر مضطرب و گیج کنید. در ابتدا، آنها درگیر این هستند که بفهمند گفتگو در مورد چیست. در مرحله بعد، آنها سرگردان هستند، و سعی می کنند که خوشایندها را با نیش نقد آشتی دهند.

بنابراین، همانطور که من به مشتریان خود توصیه می کنم: با اخبار بد پیش بروید، به خصوص اگر بازخوردی که ارائه می دهید خلاصه باشد تا شکل دهنده. به عنوان مثال، اگر به کارمندی می گویید که چرا پاداش یا ترفیع مورد نظر خود را دریافت نمی کند، در ابتدای گفتگو به او گوشزد کنید. با جملاتی مانند “می ترسم اخباری داشته باشم که برای شما ناامید کننده باشد” باز کنید. یا “از حضور شما متشکرم. ارتقای شغلی را که خواسته اید دریافت نخواهید کرد. هدف جلسه امروز ما این است که توضیح دهم چرا نه و مشخص کنم چه کارهایی می توانید انجام دهید تا واجد شرایط شوید در سال آینده.»

ممکن است غیرقابل تصور به نظر برسد، اما چنین مقدماتی در واقع اضطراب و حالت تدافعی را کاهش می دهد. آنها با همسو کردن انتظارات در ابتدا، گیرنده را آماده می کنند تا با دقت به محتوای آنچه در آینده می آید توجه کند. چنین گشایش‌هایی همچنین می‌توانند بازخورد دهنده را آرام کنند. پس از پشت سر گذاشتن سخت ترین قسمت از راه، اکنون می توانید بر روی کار در حال انجام تمرکز کنید و پیام خود را با اطمینان و وضوح بیشتری منتقل کنید.

منتظر دستورات #3 و #4 باشید!