اصل پارتو می گوید که حدود 80 درصد از اثرات از حدود 20 درصد از علل ناشی می شود. در تجارت، یک قانون سرانگشتی این است که 80 درصد محصول توسط 20 درصد کارگران تولید می شود، 80 درصد فروش از 20 درصد محصولات حاصل می شود و غیره.

این اصل در سال 1997 زمانی که نویسنده ریچارد کخ کتابی پرفروش نوشت به نام The 80/20 اصل. با این حال همه چیز به اقتصاددان ایتالیایی ویلفردو پارتو برمی گردد که در پایان قرن نوزدهم.^هفتم قرن، مشاهده کرد که 80 درصد از زمین در ایتالیا متعلق به حدود 20 درصد از جمعیت است.

این اصل کمتر از آن چیزی که به نظر می رسد مرموز است. نیمی از ثروتمندترین مردم باید بیش از نیمی از ثروت را در اختیار داشته باشند، زیرا در غیر این صورت، آن نیمی از ثروتمندترین افراد نخواهد بود. در مورد نمونه های دیگر هم همینطور. اما این عدم تعادل معمولا تا کجا پیش می رود؟

اصل پارتو فقط می‌گوید که در توزیع‌های طبیعی، مانند جمعیت کشور یا بازدید مقاله، عدم تعادل اغلب بزرگ‌تر از آن چیزی است که ما انتظار داریم. به عنوان مثال، 85 درصد از جمعیت جهان (داده های 2024) در 20 درصد پرجمعیت ترین کشورها زندگی می کنند.

دانشمندان علوم طبیعی و اجتماعی به این عدم تعادل های بزرگ می گویند قانون قدرتس. مثال دیگر قانون Zipf است که در مورد مثال هایی مانند جمعیت شهرها یا تعداد دفعات استفاده از کلمات اعمال می شود. می گوید که بیشترین مقدار اغلب تقریباً دو برابر دوم، سه برابر سوم، چهار برابر چهارم و غیره است.

به عنوان مثال، طبق سرشماری سال 2020، نیویورک 8.8 میلیون نفر جمعیت داشت که کمی بیش از دو برابر وسعت لس آنجلس (3.9 میلیون)، کمی بیش از سه برابر شیکاگو (2.75 میلیون) و تقریباً تقریباً چهار برابر هیوستون (2.3 میلیون).

اصل پارتو و زمان شما

این برای شما چه معنایی دارد؟ من استدلال می کنم که به این معنی است که شما اغلب در مورد اینکه چقدر از یک کار یا پروژه نتیجه خواهید گرفت اشتباه می کنید.

فهرستی از کارهای (مشابه) که باید در محل کار یا علایق شخصی انجام دهید، تهیه کنید. آنچه در این لیست وجود دارد به شغل و علایق شما بستگی دارد. ممکن است مشتریان، پروژه‌ها، موضوعاتی برای نوشتن، کتاب‌هایی برای خواندن، بازی‌هایی برای خرید یا سفرهایی برای برنامه‌ریزی باشد.

برای هر لیست، باید به این فکر کنید که می خواهید از هر مورد چه چیزی به دست آورید. شاید درآمد حاصل از مشتریان، یا تعداد بازدید از پست‌های وبلاگ، یا چیز مبهم‌تری مانند لذت و رضایت شخصی شما باشد.

هر چه که باشد، همه اقلام موجود در لیست شما به همان میزان چیزی که می خواهید را به شما نمی دهند. جای تعجب نیست

اما آنچه که اصل پارتو می گوید این است تفاوت احتمالاً بسیار بیشتر از آن چیزی است که فکر می کنید. بیشتر (حدود 80 درصد) درآمد، دیدگاه ها، پیشرفت شخصی، رضایت و لذت شما احتمالاً فقط از بخش کوچکی (حدود 20 درصد) از موارد موجود در لیست شما ناشی می شود.

این بدان معنی است که شما می توانید بسیاری از آنها را کنار بگذارید، و در زمان زیادی صرفه جویی کنید، با هزینه کمی.

معدود حیاتی و بسیاری بی اهمیت

در مدیریت، اقلام (محصولات، پروژه ها، مسائل و غیره) گاهی در یک طرح ABC طبقه بندی می شوند. اقلام “A” بهترین 20 درصد هستند که به آن ها نیز گفته می شود اندک حیاتی، که 80 درصد نتایج را می دهد. آیتم های «ب» 30 درصد بعدی هستند که حدود 10 درصد از نتایج را به دست می دهند. اقلام ''C''، همچنین به نام خیلی های بی اهمیت، بدترین 50 درصد هستند که تنها 10 درصد از نتایج را می دهند.

شما باید خیلی های بی اهمیت را کنار بگذارید و روی تعداد اندک حیاتی تمرکز کنید. اما کدام یک کدام است؟ اگر نتایج شما قابل سنجش باشد (فروش محصول، بازدید از وبلاگ و غیره)، این ممکن است آسان باشد. پروژه هایی را که نتایج کمی دارند و زمان زیادی از شما می خواهند را رها کنید. روی موضوعاتی تمرکز کنید که بیشترین نتیجه را به شما می دهند.

اگر نتایجی که می‌خواهید ذهنی‌تر باشد – یعنی رضایت شخصی، لذت، یا پیشرفت شغلی – تشخیص تعداد کمی حیاتی و خیلی‌های بی‌اهمیت سخت‌تر است. در اینجا چند نکته وجود دارد. اگر هر یک از موارد زیر برای یک مورد در لیست شما اعمال می شود، احتمالاً یکی از معدود موارد حیاتی است.

• شما بلافاصله می توانید بگویید که چگونه این کار به اهداف شما کمک می کند، حتی اگر آن را دوست نداشته باشید.
• باعث می شود احساس بهتری نسبت به خودتان داشته باشید.
• هنگام کار روی آن زمان را پیگیری نمی کنید.

اگر هر یک از موارد زیر در مورد دیگری صدق می کند، احتمالاً یکی از موارد بی اهمیت است.

• شما آن را تا آخرین لحظه به تعویق می اندازید.
• همیشه بیشتر از آنچه انتظار داشتید طول می کشد.
• شما در آن خوب نیستید، یا شما را ناامید می کند.
• شخص دیگری از شما می خواهد که آن را کامل کنید، اما شما سرمایه گذاری شخصی احساس نمی کنید.

چه زمانی برای تفویض اختیار

شما همیشه نمی توانید بسیاری از موارد بی اهمیت را کنار بگذارید. در برنامه نویسی، یک قانون کلی این است که 80 درصد یک برنامه در 20 درصد مواقع نوشته می شود. 20 درصد نهایی کد 80 درصد زمان را می گیرد، اما اگر باید کار کند، کل برنامه باید نوشته شود. این برای بسیاری از فعالیت های دیگر نیز صادق است. شما نمی توانید بسیاری از موارد پیش پاافتاده را رها کنید اگر آنها بخش های ضروری چیزی بزرگتر باشند.

راه حل تفویض اختیار و تخصص است. به عنوان مثال، جین را در نظر بگیرید، یک تحلیلگر بازاریابی که عاشق انجام تجزیه و تحلیل داده های واقعی و ترسیم گرافیک است، اما از نوشتن گزارش خلاصه متنفر است. او تجزیه و تحلیل را در 20 درصد از زمان خود تکمیل می کند و در 80 درصد باقی مانده با گزارش مکتوب مبارزه می کند.

جین باید نوشتن را به او محول کند. این ممکن است به این معنی نباشد که کار خسته کننده را روی یک زیردستان تخلیه کنید. اغلب، همکاری کلیدی است، زیرا 80 درصد جین ممکن است 20 درصد دیگران باشد. جک را در نظر بگیرید که از اجرای تحلیل های آماری متنفر است، اما در نوشتن بسیار خوب است. با نتایج و ارقام جین، او گزارش را در 20 درصد از زمان خود خواهد نوشت. اگر جین با جک همکاری کند، همه برنده می شوند.

دوباره به لیست خود نگاه کنید. آیا می توانید چیزی را که از آن لذت نمی برید به شما واگذار کنید؟ آیا می‌توانید با کسی همکاری کنید که مهارت‌ها و علایق شما مکمل شما باشد؟ این ممکن است به شما کمک کند تا روی تعداد کمی از موارد حیاتی خود تمرکز کنید، حتی اگر بسیاری از موارد پیش پا افتاده هنوز باید انجام شوند.

این پست بخشی از مجموعه ای در مورد بازپس گیری زمان است. دفعه بعد، بررسی خواهیم کرد که چگونه دوری از چندوظیفه می تواند شما را موثرتر کند.