منبع: Kenny Eliason/Unsplash

دوباره اتفاق افتاد. من فرمی را تکمیل کردم تا دخترم را برای چیزی آکادمیک ثبت نام کند، فقط پس از ارسال متوجه شدم که مهلت آن به پایان رسیده است، به این معنی که اکنون برای گنجاندن دخترم در این فرصت خیلی دیر شده است. به ایمیلی برگشتم که به من در مورد این رویداد هشدار داده بود، اما مهلتی ذکر نشده بود. ایمیل فقط شامل تاریخ بود فرصت، که هنوز دو هفته مانده بود.

من اغلب ایمیل هایی دریافت می کنم که در بررسی همدلی ناموفق هستند. همدلی توانایی درک اینکه فرد دیگری چگونه فکر می‌کند و چه احساسی دارد، و «ایستادن در جای او» برای تصور تجربه آن افکار و احساسات است. هنگامی که ایمیل‌ها فاقد اطلاعات کلیدی هستند که به گیرنده کمک می‌کردند، نشان دهنده عدم همدلی از جانب فرستنده هستند.

از آنجایی که هدف ایمیل ها ارتباط است، فرستندگانی که نمی توانند با گیرندگان همدلی کنند، موفقیت پیام خود را کاهش می دهند. برای مثال، در مورد آزمونی که دخترم به دلیل نامشخص بودن مهلت آن از دست می‌دهد، دانش‌آموزان فرصتی را از دست خواهند داد که می‌توانست به سفر تحصیلی و زندگی آنها کمک کند. مکث برای بررسی ایمیل های خود برای همدلی قبل از زدن «ارسال» می تواند از چنین مشکلاتی جلوگیری کند.

قبل از زدن «ارسال»، این را از ایمیل خود بپرسید:

• آیا جزئیات کلیدی در پاراگراف ها پررنگ هستند؟ هر پاراگراف احتمالاً دارای یک جزئیات کلیدی است که نمی خواهید خوانندگان پرمشغله آن را از دست بدهند. ممکن است سؤالی باشد که می‌خواهید خواننده به آن پاسخ دهد، سؤال مهمی که می‌خواهید خوانندگان در جلسه بیاورند یا نکته مهم دیگری باشد. پررنگ کردن متن سریع و آسان است: فقط کافی است کلمه(ها) را با مکان نما انتخاب کنید و سپس Command+B را روی صفحه کلید Mac خود (یا CTRL+B در صفحه کلید رایانه شخصی خود) را همزمان فشار دهید. گیرندگان هنوز هم می توانند تمام حرف های شما را بخوانند، اما متن پررنگ به آنها کمک می کند تا نکات کلیدی را به خاطر بسپارند.
• آیا خط موضوع شما شامل کلید آماده ایمیل است؟ اگر ایمیل شما حاوی پاراگراف است، خوانندگان نباید تمام آن متن را جستجو کنند تا جزئیات مهمی را بیاموزند (به عنوان مثال، “مدرسه در 7 تا 8 نوامبر به دلیل طوفان تعطیل خواهد شد” یک موضوع مفیدتر از “تاثیر طوفان بر مدرسه” است. “). شما همچنان می توانید توضیحات و جزئیات را در ایمیل خود بگنجانید، اما قرار دادن اخبار مهم در موضوع ایمیل زندگی را آسان تر می کند (از جمله شما).
• آیا پیوندهایی برای هر وب سایتی که می خواهید خوانندگان از آن بازدید کنند گنجانده شده است؟ به عنوان مثال، اگر به خوانندگان می‌گویید «به پورتال پایگاه داده وارد شوید»، آن عبارت را به URL پورتال پایگاه داده واقعی پیوند دهید تا مردم مجبور نباشند ارتباطات گذشته را جستجو کنند یا در وب برای یافتن جایی که آن مکان آنلاین وجود دارد جستجو کنند. جستجوی نحوه جاسازی پیوند در هر ابزاری (مثلاً جیمیل) که از آن استفاده می کنید، به شما نشان می دهد که چگونه این کار را انجام دهید.
• آیا پیوندهایی برای هر اصطلاح، فرآیند یا مفهوم دیگری که ممکن است خوانندگان متوجه نشوند، گنجانده شده است؟ پیوند به توضیح برای کسانی که به کمک اضافی نیاز دارند. برای مثال، اگر به خوانندگان می‌گویید «حمایت از جامعیت را فراموش نکنید»، آن عبارت را به مقاله یا توضیحی درباره معنای آن پیوند دهید. به خاطر داشته باشید که همه خوانندگان به دلیل برنامه ریزی ها و مغزهای بیش از حد، اصطلاحات یا کوتاه نویسی شما را نمی دانند، حتی اگر مجبور باشند. گفتن «به صفحه اصلی نگاه کن» به اندازه کافی مشخص نیست، زیرا خوانندگان ممکن است صفحه اصلی برای محل کار، باشگاه بیسبال، هر یک از فرزندانشان و غیره داشته باشند.
• آیا اطلاعات را “تکه” کردید؟ گاهی اوقات یک ایمیل واقعاً باید حاوی اطلاعات زیادی باشد و این می تواند برای خوانندگان طاقت فرسا باشد. اطلاعات “چونک” با عناوین پررنگ، که به ترتیب منطقی مرتب شده اند. برای مثال، اگر ایمیل شما حاوی تمام مراحلی است که خوانندگان برای ارسال نمونه کارها باید طی کنند، مراحل را در زیر عناوین ترتیب زمانی مانند «1» تقسیم کنید.^خیابان فصل: موضوع را انتخاب و ارسال کنید، «2^nd چهارم: جمع آوری 4 نمونه پروژه، و غیره، بنابراین گیرندگان می توانند به راحتی متن شما را برای تکه هایی که در هر لحظه به آن نیاز دارند، مرور کنند.
• آیا پشتیبانی فنی را در جایی که لازم بود تعبیه کردید؟ بسیاری از مردم غرق فناوری هستند، و حتی افراد آگاه به فناوری در هر ابزار یا رابطی متخصص نیستند. اگر ایمیل شما افراد را به استفاده از هر چیزی راهنمایی می‌کند که فنی است، یک راهنمای ساده برای استفاده از آن فناوری برای یک کار خاص را پیوست یا پیوند دهید.
• نوشتنت خوبه؟ تا جایی که هدفتان اجازه می دهد مختصر، واضح و صمیمی باشید.

سایر سوالات همدلانه برای پرسیدن

در کفش خوانندگان خود بایستید. خوانندگان شما چه کسانی هستند، آنها ممکن است با چه محیط ها یا مشکلاتی دست و پنجه نرم کنند؟ آنها احتمالاً چه فکر یا احساسی دارند؟ چه چیزی را ممکن است اشتباه متوجه یا دوست نداشته باشند؟ به غیر از نکات بالا، چه چیز دیگری ممکن است خوانندگان شما نیاز داشته باشند تا نه تنها پیام شما را درک کنند، بلکه برای پردازش اطلاعات و انجام هر کاری که ایمیل شما تبلیغ می‌کند نیز به راحتی انجام شود؟

فکر و زمانی که برای بهبود ایمیل خود اختصاص می دهید، زندگی را برای خوانندگان شما آسان تر می کند، اما همچنین شما را از سوالات بعدی که قابل اجتناب هستند نجات می دهد. بهتر از همه، ایمیل شما منعکس کننده چیزی است که ما می خواهیم همه به آن مسلط شوند: همدلی.