منبع: عکس پریسیلا دو پریز 🇨🇦 در Unsplash
کمتر از نیمی از کارمندان در سراسر جهان جلسات را به عنوان استفاده موثر از زمان توصیف می کنند. جلسات می توانند بی اثر و ناکارآمد باشند. و با این حال، مردم همیشه در حال برگزاری جلسات هستند. کسی که این را می خواند در حال حاضر در یک جلسه است، جلسه ای که قرار است به آن توجه داشته باشد.
بسیاری از ما حضور در جلساتی را تجربه کردهایم که در آن چند نفر تمام وقت صحبت میکنند یا گروه تمرکز خود را از دست میدهد و روی مماس گم میشود یا جایی که همه در سکوت پولادین مینشینند. بسیاری از ما در جلساتی شرکت کردهایم که فکر میکنیم، “این جلسه میتواند یک ایمیل باشد؟”
انواع مختلفی از جلسات وجود دارد، اما من میخواهم بر آنچه که هاروارد بیزینس ریویو جلسات کمیته مینامد تمرکز کنم. اینها جلساتی است که قرار است همه در حل یک مشکل خاص در یک منطقه خاص شرکت کنند. این طوفان فکری است، جمع کردن سرها، کشف این موضوع با هم نوعی ملاقات.
طبق بررسی هاروارد بیزینس ریویو، این جلسات کمیته باید به ۱۲ شرکت کننده محدود شود. سخت است که بیش از ۱۲ نفر با هم به طور فعال در یک هدف مشترک شرکت کنند، که من را به اولین نکته برای جلسات معنادارتر می رساند.
۱. اکثر جلسات را لغو کنید
اولین قدم برای بهبود جلسات این است که مطمئن شوید در وهله اول باید جلساتی داشته باشید. آیا شرکت کنندگان می توانند برای رسیدن به یک هدف روشن با هم همکاری کنند؟ آیا مردم می توانند با یکدیگر موافقت کنند و ایده های یکدیگر را اضافه کنند؟
اگر پاسخ منفی است، جلسه را لغو کنید.
به گفته مک کینزی، نتفلیکس اقداماتی را برای کاهش ۶۵ درصدی تعداد جلسات انجام داده است و ۸۵ درصد از کارمندان به آن علاقه دارند. جلسات کمتر مساوی است با کارکنان شادتر، بنابراین قبل از انجام هر کاری مطمئن شوید که باید یک جلسه باشد.
اگر نیاز دارید افراد را در مورد چیزی بهروزرسانی کنید، یک یادداشت یا ایمیل ارسال کنید
اگر پاسخ مثبت است، با هم ملاقات کنید.
۲. تصور کنید در حال برنامه ریزی برای عروسی هستید
اکنون می توانید به سمت تدارکات بروید. چگونه می خواهید برای جلسه خود برنامه ریزی کنید تا مطمئن شوید که مردم می توانند با یکدیگر صحبت کنند و با هم مشکل را حل کنند؟
تصور کنید در حال برنامه ریزی برای عروسی هستید. خودتان را جای مهمانان بگذارید. وقتی جلسه شروع شود چه خواهند کرد؟ در چند دقیقه اول برای آنها چگونه خواهد بود؟ در زمان همکاری آنها؟ با نزدیک شدن به پایان جلسه؟
همکاری فقط اتفاق نمی افتد. شما باید چیزهایی را تنظیم کنید تا افراد بتوانند سر خود را کنار هم بگذارند و ایده ها را به اشتراک بگذارند.
فقط افرادی را دعوت کنید که مستقیماً با وظایف و اهداف جلسه مرتبط هستند. فهرست مهمانان خود را با دقت مرور کنید. مطمئن شوید که افرادی که دعوت می کنید واقعاً می خواهند به عروسی شما بروند.
به محض ورود شرکت کنندگان، یک دستور کار واضح ارائه دهید. آن را روی دیوار پخش کنید. با فیلتر کردن افراد، یک فعالیت گرم کردن راه اندازی کنید.
به این فکر کنید که چگونه به گروه های کوچکتر تقسیم شوید و چگونه شرکت کنندگان برای رسیدن به اهداف روشن تلاش می کنند. چند مولفه مکتوب داشته باشید تا از شرکت کنندگان ساکت تر ایده بگیرید. به شرکتکنندگان خوشحرفتر یادآوری کنید که هوا را به اشتراک بگذارند.
اجازه ندهید کسی دستور کار شما را از مسیر خارج کند. اگر مورد دیگری پیش آمد، آن را یادداشت کنید و بعداً به آن رسیدگی کنید.
جمع بندی کنید. سنتز کنید. به مردم اجازه دهید بدانند به چه چیزی دست یافتهاند و قدمهای بعدی در راه رسیدن به هدف روشن شما چیست.
با قرار دادن خود به جای تیمتان، بهتر می توانید برای افزایش تعامل و اشتیاق، جلسه خود را برنامه ریزی و سرعت دهید.
۳. از اصل “بله، و” Improv استفاده کنید: اگر “بله، و” نیستید، واقعاً ملاقات نمی کنید
هر چه بیشتر صحبت کنید، دیگران کمتر می توانند صحبت کنند. جلسات باید زمانی باشد که افراد ایدههای خود را به اشتراک بگذارند، بنابراین نظارت کنید که هر کس چقدر فضای کلامی را اشغال میکند. اگر شما مسئول جلسه هستید، از یادآوری به مردم برای به اشتراک گذاشتن هوا نترسید. به مردم یادآوری کنید که چرا اینجا هستند، چه چیزی در دستور کار است و چرا اهمیت دارد. خلاقیت به خرج دهید تا افراد ساکت تری را وارد میدان کنید. به هر حال آنها معمولاً کسانی هستند که ایده های بهتری دارند.
هنگامی که مردم با ارتباطات خود می دهند و می گیرند، مهم است که لحن مناسبی را تنظیم کنید.
اصل “بله، و” Improv یک راه عالی برای کمک به مردم برای گوش دادن به یکدیگر، حل مشکل و ایجاد ایده های یکدیگر است.
در بداهه، “بله، و” این ایده است که شما باید با ایده یک نفر همراه شوید و سپس جزئیات جدیدی از خود اضافه کنید. اگر شریک زندگی شما بگوید که او یک بیگانه است، شما “بله، و” هستید – اگر به او بگویید که در نهایت در مریخ هستید خوشحال هستید.
از سوی دیگر، در صورت مخالفت، صحنه را می بندید و به او می گویید که او یک بیگانه نیست. این معمولاً در یک جلسه مشاجره غیرمولد به پایان می رسد.
امیدوارم بخواهید از جلسات مجادله غیرمولد در جلسات خود جلوگیری کنید. استفاده از «بله، و» را در طول جلسات خود آموزش دهید و اجرا کنید. اگر کسی می گوید که لوگو می تواند آبی تیره تر باشد، سؤال بپرسید. کنجکاو باشید ایده آنها را قبل از از بین بردن آن بیان کنید.
“بله، و” همچنین برای پخش قدرت دفاعی عالی است. اگر تیم شما از شما انتقاد می کند، آنها را بشنوید. “بیشتر به من بگو” یک عبارت عالی برای کمک به مردم است که احساس کنند شنیده می شوند.
با این اوصاف، لازم نیست هر چیزی را که بخشی از اهداف روشن جلسه نیست، “بله، و” بگویید. به مردم بگویید که آنها را می شنوید و می خواهید بیشتر بدانید اما این انجمن مناسبی نیست. از اهداف جلسه خود مانند اینکه مقدس هستند محافظت کنید. اجازه ندهید مردم شما را از مسیر درست خارج کنند.
اگر کسی از چیزی عصبانی است، صحیح است.
اگر کسی نیاز به حمایت اضافی دارد، خوب است.
اگر کسی یادداشتی را از دست داد، این اتفاق افتاد.
وقت گرانبها را با مشاجره در مورد اینکه چه چیزی واقعی است و چه چیزی غیر واقعی است، هدر ندهید. با اعتبار بخشیدن به مشارکت ها، افکار و احساسات افراد و اجازه دادن به افراد برای اضافه کردن، جلسه را به جلو نگه دارید.
اما تنها “بله، و” نباشید. هر شرکت کننده را با همان استاندارد احترام گذاشتن به دیدگاه دیگران و پیشبرد کارها حفظ کنید.
جلسات فنجان چای همه نیست، اما اگر فرصتی برای همفکری و حل مشکلات با همکاران باشد، کمی دلپذیرتر خواهند بود. اگر آنها برای ادغام ایده های همه طراحی شده باشند، مردم کمی بیشتر درگیر خواهند شد. اگر ایده ها قبل از اینکه کمی برای نفس کشیدن داشته باشند، بسته نشوند، ممکن است ایده های بیشتری اتفاق بیفتد.
از لغو جلساتی که ممکن است ایمیل باشند نترسید.
و از میزبانی جلساتی که در آن افراد در تعقیب جدی یک هدف مشترک و مرتبط، آشکارا و صادقانه از یکدیگر جدا می شوند، نترسید.